ניהול אנרגיה: לא כל שעה ביום שווה שעה

"ליומן שלנו כל שעה נראית אותו הדבר. למוח ולגוף שלנו – ממש לא. אותה משימה שדורשת מאיתנו ארבעים דקות ברגע אחד, יכולה להרגיש בלתי אפשרית ברגע אחר."

יש ימים שבהם אנחנו מסתכלים על היומן ולא מבינים למה אנחנו כל כך עייפים. בסך הכול היו כמה פגישות. כמה הודעות. סידורים. קצת עבודה. אולי ארוחת ערב עם אנשים שאנחנו אפילו אוהבים. לא רצנו מרתון. ובכל זאת, בשעה שמונה בערב אנחנו מרגישים שאין בנו מקום לעוד שאלה אחת.

וביום אחר, לעומת זאת, אנחנו יכולים לעבוד שעות על משהו שמעניין אותנו ולגלות שהזמן עבר כמעט בלי ששמנו לב.

זה קורה משום שאנחנו רגילים לנהל בעיקר משאב אחד: זמן. כמה זמן יש לי? כמה זמן זה ייקח? איפה אני מכניסה את זה ליומן? אבל זמן הוא רק חלק מהמשוואה. כי השאלה היא לא רק כמה שעות יש לנו ביום. השאלה היא גם מי אנחנו בתוך השעות האלה.

קודם כל: למה אנחנו מתכוונים כשאנחנו אומרים "אנרגיה"?

"ניהול אנרגיה" יכול להישמע לפעמים כמו מושג מעורפל. כאן הכוונה פשוטה: האנרגיה הזמינה לנו כדי לחשוב, להתרכז, לווסת רגשות, לקבל החלטות, לתקשר, להתמודד עם עומס ולפעול. היא מושפעת משינה, ממאמץ פיזי ומנטלי, ממתח, מהפרעות, מסוג המשימה, מהסביבה, מאנשים אחרים – וגם מההבדלים בינינו. והיא משתנה.

זו הסיבה שבלוק של שעתיים ביומן אינו תמיד באמת "שעתיים פנויות". יכול להיות שהזמן פנוי – אבל הקשב כבר תפוס. יכול להיות שאין שום פגישה – אבל הראש עדיין בתוך השיחה הקודמת. יכול להיות שסיימנו לעבוד – אבל העבודה עוד לא סיימה איתנו.

הרעיון של ניהול אנרגיה במקום ניסיון אינסופי להאריך את יום העבודה זכה לחשיפה גדולה במאמר הקלאסי של Harvard Business Review, Manage Your Energy, Not Your Time. אבל מה שמעניין הוא שהרבה מהעקרונות מאחוריו מקבלים חיזוק גם ממחקר על קשב, התאוששות, הפסקות ושינה.

אנחנו לא רק עובדים על משימות. אנחנו גם עוברים ביניהן

נניח שאתם כותבים מסמך. אחרי עשר דקות מגיעה הודעה. חוזרים למסמך. מגיע מייל. קוראים אותו, נזכרים במשהו אחר, פותחים חלון נוסף, עונים למישהו, חוזרים למסמך – ואז מנסים להיזכר מה בדיוק רצינו לכתוב.

על פניו, כל אחת מההפרעות לקחה רק דקה. אבל זה לא כל המחיר.

מחקר בתחום החלפת משימות מראה שכאשר אנחנו עוברים ממשימה למשימה, אנחנו משלמים מעין "עלות מעבר". ה־American Psychological Association מסכמים מחקרים שמראים שהמעבר החוזר בין משימות פוגע ביעילות ומגדיל טעויות, במיוחד במשימות מורכבות.

ויש לזה רובד נוסף. החוקרת Sophie Leroy טבעה את המושג Attention Residue – "שאריות קשב": כשאנחנו עוזבים משימה, בעיקר אם היא עדיין פתוחה, חלק מתשומת הלב שלנו נשאר בה גם בזמן שכבר עברנו לדבר הבא. מחקריה מצאו שמעברים כאלה פוגעים בביצועים במשימה החדשה.

ולכן יום מלא בהרבה דברים קטנים יכול לעייף יותר מיום שבו עשינו דבר אחד גדול. לא רק בגלל כמות העבודה. בגלל כמות המעברים.

לפעמים מה שמעייף אותנו אינו מה שעשינו – אלא כמה פעמים היינו צריכים להפוך למישהו אחר

יש עבודה שדורשת ריכוז. יש שיחה שדורשת הקשבה. יש פגישה שבה צריך לדבר ולהיות נוכחים. יש החלטה שמצריכה שקילה. יש שעה עם אנשים שאנחנו אוהבים – ואחריה אנחנו רוצים להיות לבד.

כל אחת מהפעולות האלה מפעילה מאיתנו משהו קצת אחר. וזה משמעותי במיוחד לאנשים שנוטים לחשוב לעומק או זקוקים לזמן כדי לעבד דברים. אפשר ליהנות מאוד מפגישה – ולהתעייף ממנה. אפשר לאהוב אנשים – ולהזדקק לשקט. אין כאן סתירה.

אחת הטעויות שאנחנו עושים היא להסיק מכך שמשהו מעייף אותנו שהוא בהכרח "לא נכון לנו". אבל יש הבדל בין דבר שמרוקן אותנו לבין דבר שדורש מאיתנו אנרגיה. ריצה יכולה לדרוש אנרגיה ולהיות חשובה לנו. שיחה משמעותית יכולה לעייף ולהיות בדיוק השיחה שרצינו לקיים.

ניהול אנרגיה אינו ניסיון לחיות חיים שלא עולים לנו דבר. המטרה היא לבחור טוב יותר על מה אנחנו מוציאים את מה שיש לנו.

מנוחה היא לא פשוט הזמן שבו אנחנו לא עובדים

כשאנחנו עייפים, אנחנו אומרים לעצמנו: "אני צריכה לנוח". אבל מהי מנוחה? לשכב על הספה עם הטלפון? לראות סדרה? לצאת להליכה? לישון? התשובה: תלוי ממה אנחנו מנסים להתאושש.

מחקר בתחום ההתאוששות מעבודה משתמש במושג Psychological Detachment – היכולת להתנתק מנטלית מהעבודה בזמן שאיננו עובדים. מטא־אנליזה שכללה עשרות מחקרים ויותר מ־38 אלף עובדים מצאה קשר בין התנתקות טובה יותר מהעבודה לבין פחות תשישות, יותר רווחה ושינה טובה יותר.

וזה מסביר משהו מעניין: אפשר להיות שלוש שעות בבית – ולא להתאושש אפילו לרגע. אם אנחנו ממשיכים לבדוק הודעות, לחשוב על השיחה מהעבודה, לעבור בראש על מה שחייב לקרות מחר – מנוחה אינה רק מה שהגוף עושה. היא הדבר שממנו המוח קיבל, לפחות לרגע, רשות להתנתק.

ולא תמיד צריך חופשה. לפעמים צריך שש דקות

כשאנחנו עמוסים, קל להגיע לחשיבה של הכול או כלום. "אין לי זמן לנוח." "כשאסיים את הפרויקט אקח יום." רק שהתקופה הזאת נוטה להתחלף בתקופה הבאה.

מחקר מעניין על micro-breaks, הפסקות קצרות במהלך יום העבודה, בחן 22 מדגמים עם יותר מ־2,300 משתתפים ומצא שלהפסקות קצרות השפעה חיובית מובהקת על תחושת החיוניות והפחתת העייפות.

המסר אינו שכל חמש דקות עבודה מחייבות עשר דקות קפה. אלא שהרעיון "אהיה יעילה יותר אם אמשיך ברצף" אינו תמיד נכון. לפעמים אנחנו מנסים לחסוך עשר דקות – ומבלים את השעה שאחריה ברבע מהנוכחות שלנו.

ויש משאב אחד שקשה מאוד לנהל סביבו משא ומתן: שינה

כשאין מספיק זמן, אחת העסקאות הנפוצות היא לקחת אותו מהשינה. עוד שעה לעבוד. עוד פרק. עוד קצת בטלפון. אבל בניגוד לרעיון שאפשר "להתרגל" לפחות שינה, מטא־אנליזה של מחקרי הגבלת שינה מצאה פגיעה בתפקוד הקוגניטיבי, כולל בתפקודים ניהוליים ובקשב מתמשך.

כלומר, לפעמים אנחנו לוקחים שעה מהשינה כדי להרוויח שעה נוספת – ואז מגיעים ליום הבא עם פחות מהמשאב שהיה אמור למלא אותה. לא כל יום כזה הוא אסון. אבל כדרך חיים, זו עסקה שכדאי לפחות לראות אותה כפי שהיא.

ניהול זמן שואל "איפה זה נכנס?". ניהול אנרגיה שואל "איפה זה מתאים?"

נניח שיש לכם משימה שדורשת חשיבה עמוקה, וביומן יש מקום ב־17:30. מבחינת ניהול זמן – פתרנו את הבעיה. אבל אם אתם יודעים שאחרי יום של פגישות היכולת שלכם לחשוב לעומק כמעט אינה קיימת – אולי המשבצת קיימת והמשאב לא.

אחת הדרכים הפשוטות להתחיל לנהל אנרגיה היא להפסיק להתייחס לכל המשימות כאילו הן דורשות את אותה גרסה שלנו. יש משימות שצריכות אתכם חדים. אחרות צריכות אתכם רק נוכחים. יש כאלה שמתאימות לבוקר, אחרות דווקא לערב. ויש ימים שבהם כדאי להשאיר רווח בין משהו שדורש מאיתנו הרבה לבין הדבר הבא.

היומן שלנו לא חייב לנהל רק זמן. הוא יכול להתחיל לנהל גם קיבולת.

ומה עם הדברים שמרוקנים אותנו שוב ושוב?

כאן ניהול אנרגיה פוגש נושא אחר: הצבת גבולות. כי אפשר לבנות את הלו"ז המושלם ועדיין להתעייף אם אנחנו זמינים בכל שעה. אפשר לעשות הפסקות ועדיין לסיים את היום מרוקנים אם אנחנו אומרים כן לכל בקשה.

ניהול אנרגיה אינו רק שאלה של "איך להתאושש טוב יותר". לפעמים צריך לשאול גם: למה אני צריכה להתאושש שוב ושוב ממשהו שאני ממשיכה לבחור בו?

יש הבדל בין מחיר שבחרנו לשלם עבור משהו שחשוב לנו, לבין מחיר שאנחנו משלמים שוב ושוב רק משום שלא עצרנו לבדוק אם אנחנו עדיין רוצים את העסקה.

אז איך מתחילים לנהל אנרגיה?

לא צריך אפליקציה חדשה. אפשר להתחיל מתצפית. במשך כמה ימים, במקום לשאול רק "מה הספקתי?", שימו לב גם ל"מה קרה לי אחרי?":

• אחרי איזו משימה הייתם חדים יותר?
• אחרי איזו פגישה רציתם חצי שעה של שקט?
• באיזו שעה הדברים המורכבים זורמים לכם?
• איפה אתם מחליפים משימות שוב ושוב?
• ואיזה סוג מנוחה באמת מחזיר אתכם – ולא רק מעביר זמן?

אחרי שמתחילים לראות את הדפוס, אפשר להזיז דברים. לא בהכרח לעשות פחות – אלא לעשות את הדבר הנכון בזמן שבו קיימת עבורו הגרסה המתאימה שלנו. להצמיד משימות דומות. לשמור חלונות נקיים מהפרעות. להשאיר מרווח אחרי דבר תובעני. לייצר סוף ברור יותר ליום העבודה.

חשוב לדעת: ארגון הבריאות העולמי מגדיר שחיקה בעבודה, בין היתר, באמצעות תחושות של דלדול אנרגיה או תשישות, לצד התרחקות מנטלית מהעבודה וירידה בתחושת האפקטיביות. לפעמים אנחנו לא צריכים להפוך ליעילים יותר בתוך אותה מערכת – אנחנו צריכים לשים לב שהמערכת עצמה אינה משאירה לנו מקום להתמלא.

בתהליך ליווי אישי אפשר למפות יחד מה באמת מרוקן אתכם, מה ממלא – ולבנות שגרה שמתאימה לחיים שלכם, לא להפך.

יש לנו 24 שעות ביום. אבל אין לנו 24 שעות של אותו קשב, אותה סבלנות ואותה נוכחות. וזה לא כשל שצריך לתקן. זו פשוט הדרך שבה אנחנו עובדים.

אולי ניהול טוב יותר של החיים אינו הניסיון לדחוס אליהם יותר. אולי הוא היכולת לזהות מה ראוי לקבל מאיתנו את האנרגיה שיש לנו – ולדאוג שתישאר לנו מספיק ממנה גם בשביל האדם שאנחנו רוצים להיות אחרי שסיימנו לעבוד.

ובשביל זה אני כאן.