Alphabet Work: לא כל שעה בעבודה שווה אותו דבר

"רשימת משימות יודעת לספר לנו כמה דברים נשארו לעשות. היא לא יודעת לספר איזו משימה מוציאה מאיתנו את המיטב, איזו מרוקנת אותנו, ואיזו גוזלת שעה מהיומן אבל הרבה יותר משעה מאיתנו."

יש משימה שאנחנו דוחים שלושה ימים, כשהיא אמורה לקחת עשרים דקות. אנחנו פותחים אותה, סוגרים, עונים לשני מיילים, מכינים קפה ואז איכשהו בדיוק נזכרים שזה זמן מצוין לסדר תיקייה שלא הפריעה לנו מאז 2021.

לעומתה, יש משימה אחרת. אנחנו מתחילים ב־10:00, מרימים את הראש, ופתאום השעה כבר 13:00. אותו אדם, אותו מחשב, אותו יום עבודה – ושלוש שעות עברו כמעט בלי שהרגשנו.

קל להסביר לעצמנו את ההבדל דרך משמעת או פוקוס.

אלא ש־Vanessa Van Edwards מציעה דרך אחרת להסתכל על זה. היא קוראת לה Alphabet Work: במקום למיין משימות רק לפי דחיפות, זמן או חשיבות, היא מציעה לשאול גם: איך אני פוגש/ת את העבודה הזו? כמה אני טובה בה? כמה מאמץ היא דורשת ממני? האם החוזקות שלי נמצאות בה? מה קורה לאנרגיה שלי בזמן שאני עושה אותה?

אלו שאלות חשובות שעוזרות לנו להבין – לא כל שעה בעבודה באמת עולה לנו אותו הדבר.

אז מה זה Alphabet Work?

הרעיון של Van Edwards פשוט: אנשים שונים מצטיינים בסוגים שונים של עבודה. היא מציעה לקחת את המשימות שחוזרות בחיים המקצועיים שלנו ולדרג אותן, כמו ציונים בבית הספר (אם היינו בארצות הברית), מ־A ועד F, כש־A הוא הגבוה ביותר.

A Work היא העבודה שבה אנחנו במיטבנו. היא באה לנו יחסית בטבעיות, אנחנו טובים בה, נהנים להשתמש ביכולות שהיא דורשת ולעיתים קרובות קל לנו להיכנס בה למצב של Flow.

B Work היא עבודה שאנחנו עושים טוב, אבל אנחנו לא מצטיינים בה באותה מידה והיא פחות טבעית לנו או פחות ממלאת אותנו.

C Work היא עבודה שאנחנו ממוצעים בה. אפשר לעשות אותה, אבל היא לוקחת מאיתנו יותר אנרגיה וזמן.

D Work היא עבודה שאנחנו מתקשים בה: זו שאנחנו דוחים, מסתבכים איתה, נוטים לטעות בה והיא לרוב לוקחת הרבה יותר ממה שתכננו.

F Work היא העבודה שגם קשה לנו, גם מרוקנת אותנו, וגם כנראה הייתה נעשית טוב יותר על ידי אדם אחר.

עם המיפוי הזה, Van Edwards מציעה תגובה פרקטית ותואמת: לתת עדיפות ל־A Work, לרכז את B Work, להעביר, לצמצם או להוציא החוצה C ו־D כשאפשר, ולהימנע מ־F ככל שניתן. יש לכם בצוות אדם שה־A שלו הוא ה־D שלכם? הזדמנות מצוינת להאציל את המשימה.

המטרה היא לא להגיע לחיים שבהם עושים רק A Work, אלא להבין איך השבוע שלנו באמת בנוי.

יכול להיות שאנחנו חווים שחיקה או תסכול למרות שאנחנו אוהבים את העבודה שלנו. זה כנראה קורה כי בפועל, כשאנחנו פותחים את השבוע, אנחנו מגלים שרק שעתיים ממנו מוקדשות לעבודה שבגללה בכלל בחרנו במשרה או בתחום. כל השאר? מיילים, תיאומים, דוחות, ישיבות, בקשות של אחרים, תחזוקה. דברים שאנחנו יודעים לעשות – ולכן איכשהו הפכנו לאדם שעושה אותם.

לא כל דבר שאנחנו טובים בו צריך להפוך לעבודה שלנו

אחת המלכודות הכי מעניינות היא דווקא לא D Work – אותה בדרך כלל קל לזהות. אנחנו לא אוהבים אותה, דוחים אותה, טועים בה יותר והיא לוקחת הרבה יותר זמן ממה שתכננו או ייעדנו לה.

הבעיה המעניינת יותר היא דווקא כשאנחנו מגיעים לבצע B Work – כי אנחנו בהחלט מסוגלים לעשות אותה, לפעמים אפילו טוב מאוד, ולכן הסביבה ממשיכה לתת לנו עוד ממנה ואנחנו בוחרים לקחת אותה.

האדם המסודר מקבל עוד אדמיניסטרציה.
האדם שנעים עם אנשים מקבל עוד ועוד פגישות.
העובדת שתמיד מצילה פרויקטים מקבלת עוד פרויקטים להציל.
המנהלת שיודעת לפתור בעיות של אחרים מגלה שרוב היום שלה מורכב מבעיות של אחרים.
עצמאים שעובדים לבד מכירים את הצורך הזה להחליף כובעים – להיות גם אנשי המכירות, גם שירות הלקוחות, גם מנהלי הסושיאל, גם מנהלי האתר, גם הנהלת החשבונות ולבסוף גם האדם שמספק את המוצר או השירות.

השאלה אינה אם אנחנו מסוגלים. השאלה היא האם זאת באמת העבודה שבשבילה כדאי להשתמש בשעות הכי טובות שלנו?

Van Edwards עצמה מספרת שבשלב מסוים היא הוציאה החוצה את כתיבת הבלוג שלה – שהייתה A Work שלה – כדי לפנות לעצמה זמן לעבודה שהייתה עבורה B Work. בדיעבד היא זיהתה את זה כאופטימיזציה הפוכה: היא ויתרה על העבודה שבה הייתה במיטבה כדי לפנות מקום לעבודה שהתאימה לה פחות.

וזה משפט ששווה לזכור: לפנות זמן זה לא תמיד לפנות את הזמן הנכון.

למה A Work באמת מרגישה אחרת?

אחת המילים ש־Van Edwards משתמשת בהן בהקשר של A Work היא Flow – מצב שבו אנחנו שקועים מאוד בפעילות, מרוכזים בה ולעיתים אפילו מאבדים תחושת זמן.

אחד הרעיונות המרכזיים במחקר בתחום הוא המפגש בין רמת האתגר לבין רמת היכולת: אם המשימה קלה מדי, אנחנו עלולים להשתעמם. אם הדרישות רחוקות מאוד מהיכולת שלנו, אנחנו יכולים להרגיש מוצפים. אבל כאשר המשימה מאתגרת אותנו ובמקביל מאפשרת לנו להשתמש בחוזקות שלנו, העבודה יכולה להרגיש אחרת לחלוטין.

גם מחקרים על שימוש בחוזקות בעבודה מצביעים על כיוון דומה: אנשים שמשתמשים יותר ביכולות החזקות שלהם בעבודה נוטים לדווח על יותר מעורבות ורווחה, ונמצאו גם קשרים לביצועים טובים יותר.

זה אולי חלק ממה ש־Alphabet Work מצליח לתפוס בשפה פשוטה: לא כל דבר שאנחנו מסוגלים לבצע הוא דבר שאנחנו צריכים לבנות סביבו את רוב יום העבודה שלנו.

התאמה בין האדם לבין העבודה אינה פינוק – היא משאב.

לא צריך לבנות קריירה רק סביב מה שבא לנו בקלות, אבל כן שווה לשאול אם העבודה שבה אנחנו מביאים את הערך הגבוה ביותר שלנו מקבלת מקום אמיתי בתוך השבוע.

רשימת המשימות מסתירה את השאלה האמיתית

נניח שיש לנו ביום חמישי עשר משימות. רשימת To-do מתייחסת לכולן כמעט באותו אופן – יש שורה ובסוף מסמנים עליה V.

אבל אם ממפים אותן לפי Alphabet Work, יכול להופיע משהו אחר: שלוש משימות הן בדיוק העבודה שלשמה בחרנו בתחום, שתיים סבירות וחמש לוקחות את רוב האנרגיה – אף על פי שהן כמעט לא משתמשות ביכולת שבה אנחנו מביאים את הערך הגבוה ביותר שלנו.

עכשיו השאלה היא כבר לא: "איך אספיק את כל העשר?" אלא: "למה השבוע המקצועי שלי בנוי ככה?"

זה כבר לא Productivity Hack, זו בחירה לגבי מבנה העבודה.

המחיר שאנחנו כמעט לא מכניסים לרשימת המשימות: המעבר

נניח שביומן כתוב:

09:00-10:00 כתיבה
10:00-10:30 מיילים
10:30-11:00 פגישה
11:00-12:00 מצגת

ארבעה בלוקים מאורגנים שעל פניו עושים סדר, רק שהמוח לא בהכרח עובר ביניהם בקצב שבו היומן מקים פגישה. החוקרת Sophie Leroy כינתה אחת התופעות האלה Attention Residue – שארית קשב. בשני ניסויים היא מצאה שכאשר אנחנו עוברים ממשימה אחת לאחרת, במיוחד כשהמשימה הקודמת נשארה לא פתורה, חלק מהקשב יכול להישאר "תקוע" בה – והביצועים במשימה הבאה נפגעים. מחקרים אחרים על הפרעות וקטיעות בעבודה מצאו גם הם שלמעברים והפרעות יש עלות ביצועית וקוגניטיבית.

במילים פשוטות – גם המעבר עצמו בין המשימות עולה לנו, לכן לפעמים הדרך לעבוד פחות קשה אינה להוריד משימה, אלא להפסיק לפצל אותה למקומות שונים ביום.

אבל צריך להיזהר: "קשה לי" לא אומר אוטומטית "זו D Work"

זה חלק שאני הייתי מוסיפה למודל של Van Edwards.

לפעמים משהו קשה כי הוא באמת לא מתאים לנו, ולפעמים הוא קשה כי אנחנו פשוט חדשים בו. שיחת מכירה ראשונה יכולה להרגיש כמו F Work ואחרי חמישים שיחות היא יכולה להפוך ל־B. ההרצאה הראשונה שלנו יכולה לדרוש המון אנרגיה ואחרי שנה היא יכולה להפוך לאחת ממשימות ה־A שלנו. ניהול עובדים, הצבת גבולות, כתיבה, צילום, מכירות, ניתוח נתונים – כל אלה יכולים להיות מיומנויות שעוד לא פיתחנו ולא סימן לחוסר התאמה בסיסי.

לכן במקום לשאול רק: "האם אני אוהב את המשימה הזאת?" שווה לשאול: אם אהיה טוב יותר בזה – האם עדיין לא ארצה לעשות את זה?

גם A Work יכולה לשחוק אותנו

אם אנחנו אוהבים ללמד, עשר הרצאות ברצף עדיין יכולות להתיש. אם כתיבה היא A Work, שבע שעות כתיבה ביום עדיין דורשות התאוששות. אם אנחנו אוהבים לעבוד עם אנשים, ארבעים פגישות בשבוע לא הופכות לבריאות רק מפני שאנחנו טובים בהן.

שימוש בחוזקות הוא משאב. הוא לא מבטל את גבולות הגוף, הקשב והעומס.

ההבנה הזו מביאה לחלק שרשימת המשימות כמעט לעולם לא מודדת: מה קורה אחרי שסיימנו לעבוד?

מחקר רחב על היכולת להתנתק מנטלית מהעבודה מצא קשר בין התנתקות טובה יותר לבין פחות תשישות, שינה טובה יותר ותחושת התאוששות גבוהה יותר.

גם אם עשינו רק A Work כל היום, מגיע שלב שבו העבודה צריכה להסתיים. זה מעניין במיוחד אצל אנשים שאוהבים את מה שהם עושים. קל לזהות צורך בגבול מול עבודה שאנחנו שונאים, הרבה יותר קשה לזהות אותו מול עבודה שמדליקה אותנו.

לפעמים הדבר שהכי קל לנו לעבוד עליו הוא גם הדבר שהכי קשה לנו להפסיק לעבוד עליו.

זה בעיניי אחד המדדים הכי טובים לשבוע עבודה בריא: לא רק "כמה עשיתי?" אלא האם העבודה יודעת גם להסתיים?

מה יוצא ומה נשאר מוגן?

אז יש שלוש שאלות מעניינות יותר מ"איך אספיק את זה?":

אפשר להעלים את זה? האם הדבר הזה בכלל צריך להיעשות?

אפשר להעביר אותו? האם מישהו אחר יעשה אותו טוב יותר, ואולי זו אפילו ה־A Work שלו?

אפשר לשנות את הצורה שלו? תבנית, אוטומציה, זמן קבוע, הרגל מהנה סביבו, פחות חיכוכים ומעברים.

F Work שלא ניתן להעלים לא חייב בהכרח להישאר F לנצח – לפעמים הוא מיומנות ללמוד ולפעמים אפשר לבנות סביבו מערכת שעובדת לנו טוב.

את שעות ה־A, לעומת זאת, צריך לארגן ולא למצוא.

רוב האנשים לא מגיעים לסוף היום ואומרים: "אוקיי, עכשיו סיימתי את כל המיילים, ההודעות, הסידורים, הפגישות והדחופים. הגיע הזמן לעשות את העבודה הכי חשובה שלי." Van Edwards מציעה לשמור את שעות השיא שלנו ל־A Work ולרכז את B Work לזמנים שבהם האנרגיה והיצירתיות נמוכות יותר.

זו נשמעת כמו החלטה קטנה שבפועל משנה את הסדר של הדברים.

לא: קודם אסיים את כל מה שצריך ואז אגיע למה שחשוב, אלא: מה שחשוב מקבל מקום לפני שכל השאר ממלא אותו.

לעשות את העבודה שרק אנחנו יכולים לעשות – לפני העבודה שאפשר היה לפתור בדרך אחרת.

ואם תוך כדי הקריאה עלתה המחשבה "אוקיי, כבר הבנתי מה לא עובד – אבל אין לי מושג איך לשנות את זה בתוך החיים שלי", זה מקום טוב להתחיל ממנו בליווי אישי.

פרודוקטיביות טובה לא תמיד נראית כמו יום מלא

לפעמים היא נראית דווקא כמו פחות מעברים, פחות פגישות מפוזרות או מענה נקודתי, ויותר זמן רציף, עבודה שמתאימה לשעות שבהן אנחנו חדים ויותר שימוש בחוזקות.

תרגול ה־Alphabet Work לצד המחקרים הופך מתרגיל לשאלה גדולה: איזו מערכת עבודה בנינו סביב עצמנו, ואיך אנחנו מנהלים את האנרגיה שלנו?

כי אפשר להיות פרודוקטיביים מאוד בדרך לשחיקה, ולבנות מערכת שלא ניתן להמשיך להחזיק לאורך זמן. ולכן אני פחות מתעניינת בשאלה "איך אפשר להספיק יותר?" – לפני שבדקנו יחד: יותר ממה?

פרודוקטיביות טובה היא לא לעשות יותר. היא להשתמש טוב יותר במה שיש לנו, לדברים הנכונים.

ובשביל זה אני כאן.